FIJA NORMAS GENERALES SOBRE LIBROS Y ARCHIVADORES

    A contar de esta fecha, se ratifican los procedimientos sobre el orden de Archivadores y Libros, según lo establecido en Orden del Día Nº 24 del año 2001 de carácter permanente.

ARCHIVADOR N°1: Ordenes del día de la Comandancia, éstas deberán ser archivadas por orden correlativo de menor a mayor.

ARCHIVADOR N°2: Ordenes del día de Compañía, idem al Archivador N°1

ARCHIVADOR N°3: Correspondencia Recibida de: Comandancia
                               Otras Cías.
                               Internas de Cía.
                               Particulares    
                               Instituciones

Este archivador deberá ser dividido en 5 partes, de acuerdo al orden fijado por la Comandancia. Toda correspondencia será archivada en orden correlativo, de acuerdo a la fecha de confección.

ARCHIVADOR N°4: Correspondencia Despachada a: Comandancia
                                   Otras Cías.
                                   Internas de Cía.
                                   Particulares    
                                   Instituciones

Toda correspondencia despachada al exterior, deberá ser numerada correlativamente y archivada de menor a mayor. Su separación o división se efectuará igual que en el archivador N°3

ARCHIVADOR N°5: Partes de Asistencia y Resúmenes Mensuales.
En este, los Partes de Asistencia deberán archivarse correlativamente de acuerdo a su numeración, incluyendo al finalizar el mes, el Resumen Mensual de Asistencia
(Parte Mensual de Asistencia).

En el Parte de Asistencia, los Voluntarios deberán ser registrados por orden alfabético a excepción de los Señores Oficiales.

Este archivador será necesario dividirlo por meses para mejor ordenamiento del mismo.

NOTA: El Parte de Asistencia deberá ser confeccionado en el lugar del acto y completado de acuerdo a formulario adjunto. Este no se archivará, hasta que tenga el visto bueno del Capitán.  Deberán registrarse las asistencias de los presentes, dejando constancia de aquellos que asistieron al lugar del acto y aquellos que tomaron lista en el cuartel.
                
ARCHIVADOR N° 6: Partes Mensuales de Combustible

Estos se archivaran por mes, de menor a mayor y se deberá tener una división para cada Carro en caso de tener más de uno.



                            Orden del Día Nº 14 Hoja – 2 -



ARCHIVADOR N° 7:  Licencias del Personal y Planillas mensuales

Las Licencias deben ser numeradas y archivadas en orden correlativo, de menor a mayor.
Las planillas mensuales serán confeccionadas de acuerdo a las licencias solicitadas en el mes, archivándose  estas sobre la última licencia de cada mes.
Cuando una licencia contemple más de un mes, esta debe anotarse en la planilla mensual para estos efectos.  (Se debe conservar el folio original de su licencia.).
Será necesario dividir el archivador en los 12 meses, para un mejor ordenamiento del mismo.

ARCHIVADOR N°8:  Hojas de Premio de Compañía.
Este archivador deberá ser dividido en los 12 meses, archivándose las Hojas de Premios de los Voluntarios de acuerdo a la fecha de ingreso y/o fecha de cumplimiento de premio; estas deberán ser ordenadas alfabéticamente dentro de cada mes.

ARCHIVADOR N°9: Inventario

ARCHIVADOR N°10: Hojas de Servicio de Voluntarios

Estas serán llevadas en Archivadores o Carpetas, en la misma donde dice: ANOTACIONES, y se debe registrar lo siguiente:
                
1.- Cargos de Oficiales de Compañía, General, Comandancia y Consejero de Disciplina,  
      Elección y Subrogancia.
2.- Renuncias, Suspensiones, Amonestaciones y Reincorporaciones.
3.- Felicitaciones y Distinciones
4.- Integrante de Comisiones
5.- Recibimiento de Premios de Compañías y del Cuerpo
6.- Cualquier acuerdo adoptado por la Compañía
7.- Al finalizar cada año, se deberá registrar el total de las Obligaciones, Listas, Cuarteles  
     Completos y Abonos.

NORMA GENERAL:  LIBROS

Todos los libros deberán ser numerados y abiertos, indicando además fecha y hora.

LIBRO DE GUARDIA NOCTURNA

Este deberá ser llevado por el Jefe de la Guardia, indicado lo siguiente:

1.- Hora de Recogida y de Levantada, según hora dispuesta por Orden del Día de la     
     Comandancia   
2.- Nombre de los Voluntarios componentes de la misma
3.- Cualquier novedad que ocurra dentro de las horas de guardia.
4.- Actos de Servicio, señalando: acto, hora de salida, dirección, número correlativo del
     Acto y general, hora de regreso al Cuartel, cantidad de Voluntarios asistentes y un    
      breve resumen del Acto.
5.- Registrar además cualquier accidente y/o lesión que sufran los Voluntarios sea en el
     Cuartel y/o Actos de servicio.




                        
                                Orden del Día Nº 14 Hoja – 3 -



LIBRO DE NOVEDADES DEL CUARTELERO

Este libro será llevado por el Cuartelero, quien registrará todas las novedades ocurridas en el Material Mayor y Menor de la Compañía, anteponiéndoles fecha y hora. Además, deberá comunicar al Oficial de Guardia o/ a quien corresponda, las observaciones anotadas durante el día.

LIBRO DE GUARDIA SEMANAL DE OFICIALES

Este será llevado por el Oficial de Guardia que corresponda, de acuerdo al orden fijado por Orden del Día de la Compañía.  Además, deberá efectuar una ronda diaria.

En este libro se registrará lo siguiente:

1.- Novedades ocurridas durante el día en el Material Mayor, Menor y dependencias de
      la Compañía.
2.- Actos de Servicio, indicando: Acto, hora de salida, dirección incluyendo Comuna,    
      cantidad de Voluntarios asistentes, Oficial a cargo, número del Parte de Asistencia y
      un breve resumen del Acto con hora de regreso al Cuartel.
3.- Todos los Actos que realice la Compañía, deberá señalar hora de inicio y término.
4.-  Cualquier novedad de importancia que suceda en la Compañía o la Institución.
5.- Registrar además cualquier accidente y/o lesión que sufran los Voluntarios, sea en el
     Cuartel y/o Actos de servicio.


LA PRESENTE ORDEN DEL DIA, TIENE CARÁCTER DE PERMANENTE

Ñuñoa, Enero 26 de 2011






DANIEL VERGARA RIPOLL
COMANDANTE


DVR/rlz